Drukgegevensproductie vanuit Microsoft Word 2007

Deze gebruiksaanwijzing garandeert niet dat uw drukgegevens op de juiste wijze worden aangemaakt. Deze dient enkel als hulpmiddel. Wanneer u niet vertrouwd bent met het opmaken van drukgegevens en deze gebruiksaanwijzing volgt, adviseren wij u een gegevenscontrole (tegen betaling) als extra optie bij uw order te bestellen.

Office-programma's zijn in principe niet geschikt voor het opmaken van professionele drukgegevens. Omdat veel van onze klanten deze programma's echter tijdens hun dagelijkse kantoorwerkzaamheden gebruiken, worden deze gereedschappen ook vaak gebruikt voor de vormgeving van kleinere gedrukte producten.

Omdat hierbij vaak vragen rijzen, willen wij u voor dergelijke werkzaamheden een kleine leidraad ter beschikking geven voor de productie van drukklare bestanden uit Office-programma's. Deze is afgebeeld in Microsoft Word 2007 aan de hand van een voorbeeld van een gebruikelijke DIN-lang flyer, zoals u die kunt bestellen op www.onlineprinters.be.

Document aanmaken

Nadat u een nieuw document hebt aangemaakt, legt u via de knop "Formaat" - die u vindt onder de menukeuze "Pagina-indeling" - eerst de afmetingen voor de pagina's vast.

Het eindformaat van de DIN-lang flyer (10,5 cm x 21,0 cm) kunt u vinden op de desbetreffende productpagina onder "Details". 

Tevens vindt u hier ook de verwijzing naar het gegevensformaat inclusief 2 mm afloop rondom. Deze snijmarge hebben wij nodig als speelruimte voor het snijden van uw producten. Het uiteindelijke gegevensformaat bedraagt dus 10,9 cm x 21,4 cm. Deze afmetingen voert u als papierformaat in de desbetreffende velden in.

Onder het tabblad "Marges" vindt u de instellingen voor de marges. Plaats teksten en andere belangrijke informatie als logo's, adressen e.d. die niet mogen worden door-/weggesneden met een voldoende marge t.o.v. de eindformaatrand (10,5 cm x 21,0 cm). Wij adviseren een veiligheidsmarge van 4 mm rondom t.o.v. het eindformaat. (Let op, voor reclamesystemen en brochures geldt een ander advies. Kijk hiervoor a.u.b. onder de tab 'details' van het desbetreffende product.) Daarbij komt de afloop van 2 mm aan elke kant, die natuurlijk eveneens geen belangrijke informatie mag bevatten, omdat die na het snijden immers wegvalt. Daardoor ontstaat er een afstand tot de documentformaatrand (10,9 cm x 21,4 cm) van 6 mm. Het verdient aanbeveling deze maat als marge te definiëren. Zo kunt u de ruimte die nu nog beschikbaar is ten volle benutten.

Elementen als afbeeldingen of achtergronden die tot aan de rand van het materiaal gedrukt dienen te worden, zoals bijvoorbeeld de onder afgebeelde zwarte logobalk, moeten ten minste 2 mm over deze rand heen, dus tot aan de gegevensformaatrand reiken.

Teksten en afbeeldingen plaatsen

Nu kunt u met de eigenlijke vormgeving van uw document beginnen.

Voor de afbeeldingen adviseren wij onze klanten in principe de kleurmodus CMYK (cyaan, magenta, geel, zwart), omdat dit ook onze drukkleuren zijn. Omdat Office-programma's echter op de eerste plaats zijn ontworpen voor de documentweergave op het beeldscherm, is deze kleurmodus daar niet beschikbaar. Alle gegevens (ook afbeeldingen die al beschikbaar zijn in CMYK), worden door Word geconverteerd naar de kleurmodus RGB (rood, groen, blauw). Voor het drukken van uw producten zijn wij echter absoluut aangewezen op de CMYK-kleurruimte en moet u uw gegevens daarom terug omzetten. Omdat de RGB-kleurruimte aanzienlijk groter is dan de CMYK-kleurruimte (deze bevat gewoon meer mogelijke kleuren), kunnen hierbij kleurenverschuivingen ontstaan. Dit geldt met name voor hoog verzadigde, stralende, (in de spreektaal hele felle, bonte) kleuren. Daarom zult u in een Office-programma geen bindende weergave van uw drukgegevens krijgen, omdat het uiteindelijke converteren pas bij ons plaatsvindt. Mogelijkerwijs verschijnen de gedrukte kleuren daarom iets donkerder en matter.

Verder dienen uw afbeeldingen een resolutie te hebben van ten minste 300 dpi (dots per inch) in de oorspronkelijke grootte en beschikbaar te zijn in de bestandsformaten *.tif of *.jpg. Wanneer u geen beeldbewerkingsprogramma ter beschikking heeft, kunt u de resolutie controleren in Windows-Explorer map, wanneer u met de rechtermuisknop op het bestand klikt, daar "Eigenschappen" selecteert. 

Afhankelijk van uw versie vindt u of onder het punt "Bestandsinfo" de knop "Geavanceerd" of onder "details" de dpi waarde van de afbeelding of het logo.

Wanneer u voor de positionering van uw vormgevingselementen een hulpmiddel nodig hebt, hebt u de mogelijkheid om in de categorie "Beeld" linialen en/of rasterlijnen te laten weergeven.

Uitvoer als PDF

Voordat u uw voltooide document als PDF opslaat, dient u nog de volgende instelling uit te voeren. Via de ronde knop linksboven in het programmavenster bereikt u de "Opties voor Word".

Zorg ervoor dat in de categorie "Opslaan" het controlevakje "Lettertypen in het bestand insluiten" geactiveerd is en de beide onder beschreven subpunten gedeactiveerd zijn. Zonder deze instelling worden de door u gebruikte fonts in PDF niet naar ons toegezonden en kunnen wij uw document niet correct verwerken. Deze instelling kunt u natuurlijk ook uitvoeren voordat u uw document maakt en aangeven dat deze moet gelden voor "Alle nieuwe documenten". Wanneer u regelmatig drukgegevens met Word samenstelt, is dat natuurlijk raadzaam.

Vervolgens kunt u uw document opslaan als PDF. Het desbetreffende dialoogvenster bereikt u weer via de ronde knop en met een klik op "PDF of XPS" in de categorie "Opslaan als".

Wanneer deze optie bij u niet beschikbaar is, kunt u vanaf de Microsoft-website de desbetreffende gratis "Add-in" downloaden: http://www.microsoft.com/downloads/nl-nl/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=nl

U ziet vervolgens het hieronder afgebeeld venster. Als "Bestandstype“ selecteert u PDF (XPS kunnen wij helaas niet verwerken) en vervolgens klikt u op "Opties".

Het venster dat verschijnt configureert u zoals hieronder afgebeeld en u bevestigt vervolgens met "OK".

Nu keert u terug naar het vorige venster. Wanneer u nu op "Opslaan" klikt, wordt uw PDF opgeslagen. 

 Het verdient aanbeveling om de gemaakte PDF vervolgens nog een keer visueel te controleren. Hiervoor kunt u het best Adobe Reader gebruiken die u gratis kunt downloaden op http://get.adobe.com/nl/reader/.

Let u er a.u.b. op, dat u een PDF niet in Microsoft Word kunt openen en bewerken. Het is er uitsluitend voor bedoeld, dat u ons uw drukgegevens kunt toesturen. Daarom dient u uw document met regelmatige tussenpozen, tijdens en aan het eind van de vormgeving, op te slaan in het Word-bestandsformaat *.doc. Dit kunt u doen met de ronde knop onder "Opslaan" of "Opslaan als". Dit bestand kunt u steeds weer openen en bewerken.

Wij wensen u veel succes bij het maken van uw drukwerk en garanderen u van onze kant de hoogst mogelijke kwaliteit bij de uitvoering van uw bestelling op www.onlineprinters.be.

Uw Onlineprinters-team