Een prijsverhoging aankondigen – tips en tekstsjablonen

Onaangenaam, maar noodzakelijk: klanten informeren over een op handen zijnde prijsverhoging. Wie eerlijk en transparant is in zijn argumenten, kan klanten blijven behouden.

Op een gegeven moment zult u stijgende kosten aan uw klanten moeten doorberekenen. U kunt hun ongenoegen beperken door de prijsverhoging op tijd aan te kondigen, de redenen en gevolgen zo open mogelijk te communiceren en enkele marketingtrucs te gebruiken.

Inhoud

• Redenen voor de prijsverhoging
• Kondig prijsverhoging aan en bied klanten toegevoegde waarde
• Moet u een prijsverhoging aankondigen?
• Bereid de aankondiging van de prijsverhoging voor
• Kondig de structuur van de begeleidende brief voor de prijsverhoging aan
• Inhoud en argumenten voor de prijsverhoging
• Voorbeeldbrief voor prijsverhoging

Redenen voor de prijsverhoging

De redenen voor een prijsverhoging kunnen in twee groepen worden verdeeld:

Interne bedrijfsredenen

Misrekening of een geplande uitbreiding – dit zijn slechts twee voorbeelden van operationele redenen voor een prijsverhoging. Zelfs met alle transparantie wordt de eerste reden natuurlijk niet één op één gecommuniceerd. De tweede reden belooft echter voordelen voor klanten.

In het algemeen moet een interne bedrijfsreden voor een prijsverhoging altijd gekoppeld zijn aan meer voordelen voor klanten. Dit geldt ook voor de tweede categorie redenen:

Algemene economische redenen

Natuurrampen, (economische) crises, politieke en militaire conflicten, epidemieën en andere gebeurtenissen op wereldschaal kunnen knelpunten in de levering en prijsstijgingen veroorzaken. Kortetermijnfluctuaties kunnen worden gecompenseerd, maar een voortdurende opwaartse prijstrend niet.

Omdat iedereen met inflatie te maken heeft, bestaat er een zeker begrip voor prijsstijgingen. Er hoeft niet veel uitgelegd te worden. Toch is het belangrijk om klanten tegelijkertijd nieuwe voordelen te bieden. De concurrenten worstelen immers ook met dezelfde problemen en zullen hun klanten overeenkomstige aanbiedingen doen. Bovendien doen consumenten er langer over om te beslissen welke aankopen of investeringen ze zullen doen. U hebt goede argumenten nodig ten gunste van uw eigen bedrijf.

Kondig een prijsverhoging aan en bied klanten meerwaarde

Het maakt niet uit wat de exacte redenen zijn: Niemand is blij met stijgende prijzen. Daarom moet u uw klanten niet alleen informeren over het komende prijsniveau, maar hen ook een meerwaarde in het vooruitzicht stellen. Misschien moet u dit eerst creëren. Lees ook Meerwaarde creëren voor klanten.

Mogelijke hefbomen hiervoor zijn

Product/dienst

Kunt u uw aanbod zelf optimaliseren? Kunt u de kwaliteit van uw product verbeteren? Het is misschien ook mogelijk om een nuttige aanvulling of accessoire als gratis geschenk te plannen. Ook de verpakking kan in de overwegingen worden meegenomen: Kan het milieuvriendelijker of praktischer?

Service

Hier liggen meestal de meeste kansen om klanten extra voordelen te bieden. Dit kunnen soms kleine dingen zijn die u weinig kosten, maar toch een grote impact hebben.

De doorslaggevende factor hier is wat haalbaar is binnen het gestelde budget en wat u onderscheidt van de concurrentie. Houd de markt goed in de gaten. Welke campagnes zijn uw concurrenten van plan, waar liggen nog niches? Mogelijke startpunten zijn:

• • Personeel: Bedenk samen met uw werknemers waar u meer voor uw klanten kunt doen. Maak iedereen attent op vriendelijkheid en klantgerichtheid, zorg voor vaste contactpersonen.
  • Processen: Maak het uw klanten zo gemakkelijk mogelijk om uw producten te kopen en van uw diensten gebruik te maken. Dit omvat meerdere manieren om contact met u op te nemen, eenvoudig bestellen van producten, garanties, reparatie- en onderhoudsaanbiedingen.

• • Toegevoegde diensten: Andere manieren om klanten te behouden ondanks prijsverhogingen zijn reserveringen, maatwerk, leveringsservice en afspraakverplichtingen, die met name B2B-klanten waarderen voor de zekerheid van de planning.

Moet u een prijsverhoging aankondigen?

Energieleveranciers, verhuurders, banken en verzekeringsmaatschappijen zijn wettelijk verplicht om verhogingen van hun prijzen, vergoedingen of bijdragen aan te kondigen. Alle bedrijven die rechtstreeks in contact komen met hun klanten wordt op zijn minst aangeraden om prijsverhogingen aan te kondigen.

In sommige sectoren, zoals de voedingsindustrie, is het gebruikelijk om hogere prijzen te verbergen. Een reep chocolade kan jarenlang hetzelfde kosten, maar in plaats van 100 gram weegt hij 90 of zelfs minder. Als iedereen een soortgelijke truc uithaalt, hebben consumenten geen echte alternatieven. Toch is dit gedrag een bron van ergernis.

Bedrijven met een klein klantenbestand kunnen zich dit in geen geval veroorloven. Zij moeten hun klantenkring niet afschrikken door de prijzen via de achterdeur te verhogen. Een vroegtijdige aankondiging is daarom niet alleen eerlijk, maar biedt u ook een platform: u kunt uw redenen uitleggen, wat in het beste geval begrip wekt en het vertrouwen in uw merk versterkt. Aan de andere kant kunt u de eerder genoemde aanbiedingen met toegevoegde waarde communiceren. Bied uw klanten, indien mogelijk, de mogelijkheid om tegen de oude prijs opnieuw te kopen.

Bereid de aankondiging van de prijsverhoging voor

Er zijn een paar dingen waar u rekening mee moet houden bij het plannen van de brief:

Timing

Regelmatige kleine prijsaanpassingen voorkomen dat u de prijzen te veel moet verhogen. Externe factoren die niet beïnvloed kunnen worden, kunnen er echter soms voor zorgen dat de bedrijfskosten buitengewoon stijgen. In dergelijke gevallen wordt meestal de hele bedrijfstak of zelfs de hele economie getroffen. Consumenten zijn zich bewust van de heersende prijsdruk, zodat ze zich kunnen positioneren in het kielzog van algemene prijsstijgingen.

En wanneer is het exacte tijdstip voor de aankondiging? Klanten moeten enkele weken voor de prijsverhoging worden geïnformeerd. B2B-klanten moeten meestal veel eerder worden geïnformeerd. Neem hun bestelcycli en budgetplanning als leidraad.

Voorzichtige berekening

Om te voorkomen dat u binnen afzienbare tijd weer prijzen moet verhogen, moet u uiterst nauwkeurig rekenen en verschillende scenario’s doorrekenen. Als u met een leverancier prijsgaranties hebt tot een bepaald tijdstip, kunt u uw klanten een constante prijs garanderen tot tijdstip X.

Creëer toegevoegde waarde

Controleer de mogelijkheden in uw bedrijf en bepaal hoe uw klantenkring met de prijsverhoging moet worden verzoend.

Bepaal de taal

Niet alle klanten zullen de prijsverhoging stilzwijgend accepteren of gewoon wegblijven. Er kunnen vragen, klachten, uitingen van ongenoegen en zelfs beledigingen en andere emotionele uitbarstingen komen.

Medewerkers met direct klantcontact moeten weten hoe ze de prijsverhoging moeten rechtvaardigen en hoe ze op bezwaren moeten reageren. Ze moeten zich de officiële taal eigen maken en boze bellers of bezoekers kunnen kalmeren. Het is ook nooit een slecht idee om een paar goodies achter de hand te hebben voor bijzonder moeilijke maar waardevolle klanten.

Kondig prijsverhogingen aan op alle kanalen

In een winkel of kantoor waar veel mensen komen, is een natuurlijke eerste maatregel het aankondigingsbord waarop u uw klanten informeert. Praktisch zijn ook flyers of postkaarten om mee te nemen. Deze zijn vooral handig als ze een verkoopdatum aankondigen voor de prijsverhoging of iets dergelijks.

U moet ook de aandacht vestigen op de komende prijsverhoging op hetzelfde moment op uw homepage, in eventuele nieuwsbrieven en op uw optredens in de sociale media.

Persoonlijke aankondiging

Als u een portfolio met hogere prijzen en/of grote klanten of B2B-klanten hebt, moet u de aanstaande prijsverhoging altijd persoonlijk aankondigen. Het is het beste om een iets vroeger tijdstip te kiezen dan de algemene aankondiging in alle andere kanalen.

Zelfs als het contact normaal gesproken digitaal is, moet een aankondiging per brief worden gedaan en alleen aanvullend per email om de klantloyaliteit te verbeteren.

Opstellen en versturen van een brief

De begeleidende brief vereist een bijzonder goed geplande aanpak. Hij vormt de kern van het officiële taalbeleid en dus ook van de aankondiging in de andere kanalen. Werknemers moeten hem ook als leidraad kunnen gebruiken om op de juiste manier te reageren op vragen van klanten. Verderop in het artikel vindt u suggesties voor de formulering.

De aankondiging van de prijsverhoging mag geen reclamekarakter hebben. Dit betekent dat het normale briefpapier van het bedrijf wordt gebruikt, met een geschikte envelop en een postzegel.

Structuur van de begeleidende brief voor het aankondigen van een prijsverhoging

Zoals in elke zakelijke brief, moet de onderwerpregel glashelder maken waar de brief over gaat. Of u het kind nu bij de naam “prijsverhoging” noemt of liever “prijsaanpassing”, doet er niet echt toe. Het is belangrijker om ook de datum te vermelden vanaf wanneer de nieuwe prijzen zullen gelden.

De verklarende tekst moet een positief haakje hebben. Het is immers algemeen bekend dat wat aan het begin en aan het einde geschreven wordt, het meest memorabel is. De eerste alinea kan bijvoorbeeld verwijzen naar de uitstekende zakenrelatie, de laatste alinea kan een hoopvol vooruitzicht of concrete aanbiedingen tegen de vorige prijzen bevatten.

Binnen dit kader is er zoveel ruimte als nodig is om de redenen en mogelijke gevolgen van de noodzakelijke prijsverhoging uit te leggen.

Tot slot kan een subtiele call-to-action nuttig zijn – afhankelijk van of u uw klanten wilt mobiliseren voor uw aanbiedingen of met hen in gesprek wilt gaan.

Inhoud en argumenten voor prijsverhoging

Leg uw klanten in een brief zo eerlijk en individueel mogelijk de reden(en) uit voor de komende prijsverhogingen. U hoeft en moet hiervoor geen verontschuldigingen aanbieden. U kunt echter wel een kleine indicatie geven van hoe lang u uw oude prijzen al hanteert.

Deze redenen kunnen zijn: algemene prijsstijgingen voor grondstoffen, productie, energie en transport, stijging van arbeidskosten, uitbreiding, knelpunten in de levering, uitbreiding van diensten, nieuwe wettelijke vereisten. De argumentatie zal persoonlijker zijn als u kort beschrijft hoe deze oorzaken uw bedrijf beïnvloeden – maar zonder al te veel in detail te treden.

Als er macro-economische redenen zijn, hoeft u minder uit te leggen. In dergelijke situaties heerst er echter meestal een klimaat van onzekerheid dat tot terughoudendheid bij de consument leidt. Hier is het bijzonder belangrijk om vertrouwen te wekken. U kunt dit doen met zelfverzekerde bewoordingen aan het einde van de brief en met aanbiedingen die tegemoetkomen aan de behoefte aan zekerheid van uw klanten, zoals prijsgaranties voor een bepaalde periode.

Deze garantie kan een van de verbeteringen zijn die u tegelijk met de prijsverhoging belooft. Zoals reeds vermeld, zijn geoptimaliseerde diensten, productverbeteringen, vereenvoudigde inkoop- en/of bestelprocessen ook mogelijk. Het is belangrijk om dit duidelijk in de brief te communiceren.

Zorg er ook voor dat u in uw brief een aankooptermijn tegen de vorige prijs aanbiedt. Dit is niet alleen goed voor de totale omzet en het leegmaken van het magazijn, maar biedt klanten ook een positieve stimulans. Een aanbod als dit getuigt van grote eerlijkheid, wat helpt om klantentrouw te versterken.

Voorbeeld begeleidende brief voor prijsverhogingen

Wij hebben prijsverhogingsbrieven geformuleerd voor verschillende situaties. U kunt hieruit geschikte elementen gebruiken.