Vakantie, zakenreis of verandering van bedrijf – een automatisch antwoord per post is een goede keuze voor elk type afwezigheid. Heeft u snel een adequaat geformuleerd afwezigheidsbriefje nodig? Bij ons vindt u vele praktische tips en gratis tekstsjablonen voor uw volgende afwezigheid op kantoor.
Dank u voor uw bericht, helaas ben ik momenteel niet op kantoor.
Deze of soortgelijke automatische e-mails kent iedereen wel. De zogenaamde out-of-office note is vooral praktisch wanneer u niet op kantoor bent. Of dat nu is omdat u op vakantie bent, op zakenreis of gewoon ziek. Met een paar vriendelijke regels informeert u klanten, partners en collega’s over uw afwezigheid. Afwezigheidsbriefjes zijn snel aangemaakt met een paar klikken en vereenvoudigen de communicatie tijdens uw afwezigheid. U kunt specifiek wijzen op verantwoordelijkheden tot uw terugkeer. Vragen van klanten gaan niet verloren en kunnen snel beantwoord worden. Het voordeel voor u: minder openstaande vragen en taken stapelen zich op in uw inbox en uw stressniveau wordt niet belast onmiddellijk na uw terugkeer.
Inhoud:
- Professioneel afwezigheidsbriefje voor elke gelegenheid
- Een afwezigheidsnotitie maken in Outlook
- Hints voor een succesvolle out-of-office notitie
- Gratis tekstsjablonen voor uw volgende auto-reply
- 4 tips voor de perfecte out-of-office note
Wat maakt een goede out-of-office notitie?
Een afwezigheidsbriefje in de stijl 08/15 “Ik ben er niet” heeft geen groot nut – noch voor u, noch voor uw klanten. Een goede afwezigheidsbrief daarentegen geeftalle belangrijke informatie die klanten, zakenpartners en collega’s nodig hebben. Dit omvat onder meer de periode van afwezigheid, uw vervanger en, indien van toepassing, de reden. Met deze informatie voorkomt u misverstanden en geeft u het automatische antwoord een extra persoonlijk tintje.
Mogelijke gelegenheden
Of u in het automatische antwoord een reden wilt geven voor uw afwezigheid is natuurlijk aan u. Maar soms is het zelfs zinvol dat de ontvangers de reden weten. Zo kunnen ze zelf beslissen of ze op je terugkeer met hun verzoek kunnen wachten.
Een specifiek afwezigheidsbriefje is praktisch wanneer u op vakantie of op zakenreis bent. U weet dan precies gedurende welke periode u niet op kantoor bent en slechts met moeite of helemaal niet bereikbaar bent. Ook bij langdurige ziekte, ouderschapsverlof, sabbatical of een verandering van bedrijf maakt een persoonlijk afwezigheidsbriefje het verschil, hoe uw afwezigheid wordt ervaren. Omdat u langere tijd niet beschikbaar bent, worden uw mails niet in behandeling genomen. Dankzij de informatie uit het automatische antwoord weten klanten en collega’s nu dat ze hun vragen naar een andere contactpersoon kunnen doorverwijzen.
Overigens: ook als u op korte termijn ziek wordt, helpt een afwezigheidsmelding om uw afwezigheid kenbaar te maken.
Afwezigheidsbriefje maken in Outlook
Om een out-of-office notitie aan te maken in Outlook, moet u naar de accountgegevens gaan. U kunt dit doen door te klikken op Bestand. Klik vervolgens op het veld Automatisch antwoord (Out of office). In het volgende dialoogvenster kunt u de exacte tekst voor uw out-of-office bericht definiëren – nuttige tekstvoorbeelden vindt u hier.
Noot: Wij werken met Office/Microsoft 365 (versie 2005, build 12827.20268 click-and-lose).
Wenken voor een geslaagde afwezigheidsnota
Het automatische antwoord helpt om belangrijke organisatorische zaken te communiceren. U moet bijzondere aandacht besteden aan de volgende punten:
Hoe lang duurt de afwezigheid?
U kunt een out-of-office bericht instellen voor een onbepaalde tijd of een exacte datum inclusief tijd opgeven. Op die manier bepaalt u de periode waarin het out-of-office bericht moet worden verstuurd. Denk dus op voorhand na over het tijdsvenster van uw afwezigheid en communiceer dit (indien mogelijk) in uw automatisch antwoord.
Intern en extern anders communiceren?
Outlook biedt de mogelijkheid om twee verschillende teksten als automatisch antwoord te versturen. Zo kunt u een onderscheid maken tussen interne (binnen mijn organisatie) en externe ontvangers (buiten mijn organisatie).
Als u binnen het bedrijf bij de voornaam genoemd wordt, kunt u dit ook gebruiken voor uw interne out-of-office bericht. Let daarom goed op de juiste formulering en ondertekening voor de respectievelijke ontvangers van uw bericht.
Internationalisatie
Internationaal opererende bedrijven moeten afwezigheidsbriefjes in twee talen schrijven. Dit kan natuurlijk ook afhangen van de afdeling waar u werkt. Vooral als u in de klantenservice of de verkoop werkt, kunt u in contact komen met mensen die vreemde talen spreken. Hier zijn tweetalige versies zeer nuttig.
Wat gebeurt er met inkomende e-mails?
Ook de kwestie van “Toegang tot de e-mailbox”. Als u zelf afspraken hebt gemaakt, kunnen deze tijdens uw afwezigheid niet door anderen worden verplaatst – tenzij u een plaatsvervanger voor de mailbox instelt (waarover dadelijk meer), wat natuurlijk vooraf moet gebeuren.
Als u zelf e-mails wilt beantwoorden ondanks uw afwezigheid, hebt u onderweg natuurlijk internettoegang nodig. Maar wat banaal klinkt, kan al snel een obstakel worden: Uitgeschakelde roamingfuncties, schrale draadloze netwerken of obsceen dure buitenlandse datatarieven hebben al menig manager verrast – ook al zijn er, althans in de hele EU, geen grote kostenvallen meer om je zorgen over te maken.
Wie zorgt voor de opdracht?
De volgende stap is duidelijk maken of er een vervanger is voor de tijd van uw afwezigheid. Als die er is, moet hij of zij worden genoemd in de afwezigheidsnota, inclusief contactgegevens. Vooral als u langere tijd geen toegang heeft tot uw mails, is het zinvol een vervanger te regelen. Voor collega’s zijn de naam en het emailadres meestal voldoende. Voor uw klanten beschikt u best ook over een telefoonnummer zodat zorgen zo snel mogelijk kunnen worden opgehelderd.
Heeft u geen vertegenwoordiging? Geef deze informatie dan ook door aan uw klanten en zakenpartners – en vermeld vooral een tijdstip waarop u weer op kantoor bent. Om toch een meerwaarde te bieden aan de ontvangers van uw out-of-office briefje, vermeldt u best de algemene contactgegevens van de hoofdzetel of uw overkoepelende afdeling. Misschien kunnen vragen zo zonder uw hulp worden beantwoord.
Worden de verzoeken doorgestuurd?
Worden uw mails automatisch doorgestuurd naar een collega? Dan moet u dit ook communiceren. Zo weet de ontvanger dat hij zijn mail niet opnieuw naar de collega hoeft te sturen. Als er niet wordt doorgestuurd, is het een goed idee om dit ook in de out-of-office notitie te schrijven en ook hier specifiek de contactgegevens van uw vervanger te noteren. Zo weet de persoon aan de andere kant dat hij of zij altijd iemand anders kan contacteren met zijn of haar zorgen.
E-mails automatisch doorsturen in Outlook
U kunt e-mail doorsturen instellen door te klikken op het veld “Regels…” linksonder in het Out of Office-venster en vervolgens op “Regel toevoegen…”. Maak nu individuele behandelingen voor inkomende mails.
Alle berichten doorsturen
Wilt u dat alle berichten worden doorgestuurd? Activeer dan het veld Direct naar mij doorgestuurd. Als u ook wilt dat alle berichten worden doorgestuurd die u als kopie (Cc) ontvangt, moet u ook het veld Kopie (Cc naar mij) aanvinken. Selecteer vervolgens het item Doorsturen en voer het emailadres van uw vervanger in.
Als u wilt dat de afzender een notificatie van doorsturen van de verzonden e-mail ontvangt naast het normale bericht buiten kantoor, moet u het veld Reply with activeren. Klik op Sjablonen om een leeg berichtvenster te openen. Voer een passende berichttekst in en voeg een onderwerp toe. Laat het veld To leeg.
Doorsturen van berichten van specifieke afzenders
Natuurlijk kunt u ook berichten van zeer specifieke afzenders doorsturen – bijvoorbeeld als u weet dat bepaalde klanten belangrijke documenten zullen sturen tijdens uw afwezigheid. Hiervoor voegt u de corresponderende e-mailadressen toe aan het veld Van bovenaan.
Alleen berichten doorsturen over specifieke onderwerpen
Met een afwezigheidsregel kunt u ook aangeven dat alleen berichten over een bepaald onderwerp worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke persoon. Zo ontvangt uw vervanger alleen echt belangrijke berichten en wordt hij niet overspoeld met “onbelangrijke” e-mails (bijvoorbeeld nieuwsbrieven waarop u bent geabonneerd). Voer hiervoor een corresponderende term in in het veld “Onderwerp” of “Berichttekst”.
Passende afwezigheidsbrief: gratis sjablonen
We hebben onze formuleringsvoorbeelden geschreven voor zes verschillende gelegenheden en hebben ook geprobeerd algemene afwezigheidsbriefjes op te nemen. Kies gewoon een geschikt sjabloon en pas het aan uw persoonlijke behoeften aan!
Onze tip: Stem het automatische antwoord af op de ontvangersgroep en stuur intern een ander afwezigheidsbericht dan extern. Met onze praktische tekstmodules bieden wij u de mogelijkheid om uw afwezigheid snel en eenvoudig te communiceren – zonder misverstanden.
Interne sjablonen
1General
Beste collega’s,
Dank u voor uw bericht. Dit is een automatisch antwoord omdat ik momenteel niet thuis ben. Uw e-mail wordt niet in behandeling genomen. Ik neem contact met u op als ik terug ben.
Als je vragen hebt, neem dan contact op met Max Mustermann.
Veel groeten
Michèle
Beste collega’s,
Ik zal niet op kantoor zijn van DD. tot DD.MM.YYYY en zal gedurende deze periode geen toegang hebben tot mijn e-mails. Vanaf DD.MM.YYYY zal ik weer persoonlijk beschikbaar zijn en uw verzoeken in behandeling nemen.
Veel groeten
Michèle
Beste collega’s,
Ik zal niet thuis zijn tot en met DD.MM.YYYY. Gedurende deze tijd worden mijn e-mails niet doorgestuurd of beantwoord. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met mijn vervanger Max Mustermann.
Veel groeten
Michèle
Beste collega’s,
Ik zal niet op kantoor zijn op DD.MM.YYYY. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met de volgende collega’s:
Serie A: Max Mustermann.
Range B: Marie Monster Woman.
Range C: Melanie Musterfrau.
Veel groeten
Michèle
2Zakenreis
.
Beste collega’s,
Ik zal op zakenreis zijn van DD. tot DD.MM.YYYY en heb slechts beperkte toegang tot mijn e-mails. In dringende gevallen kunt u mij telefonisch bereiken op +49 1234 56789. Vanwege het tijdsverschil ben ik alleen telefonisch bereikbaar tussen XX:XX – XX:XX h.
Veel groeten
Michèle
3Holidays
Beste collega’s,
Van DD. tot DD.MM.YYYY zal ik op vakantie zijn. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met mijn collega’s Max Mustermann of Marie Musterfrau. Vanaf DD.MM.YYY ben ik weer persoonlijk beschikbaar en zal ik u feedback geven.
Veel plezier.
Veel groeten
Michèle
4Disease
.
Beste collega’s,
Ik ben op korte termijn ziek en zal waarschijnlijk weer beschikbaar zijn op kantoor vanaf DD.MM.YYYY. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met Max Mustermann.
Veel groeten
Michèle
Beste collega’s,
Door een langdurige ziekte ben ik momenteel niet in het gebouw. Gedurende deze tijd worden mijn e-mails doorgestuurd naar mijn plaatsvervanger Max Mustermann en verwerkt.
Dank u voor uw begrip.
Veel groeten
Michèle
5Ouderschapsverlof
Beste collega’s,
Vanaf DD.MM.YYY zal ik zowel fulltime als parttime werken als mama/papa. Aangezien ik verslaafd zal zijn aan het verschonen van luiers, zal Max Mustermann aan uw zijde staan voor vragen over mijn vakgebied.
Ik wens jou (en mij) een stressvrije tijd toe.
Veel groeten
Michèle
Beste collega’s,
Ik krijg een baby en zal met ouderschapsverlof gaan vanaf DD.MM.YYYY. Gedurende deze periode word ik vervangen door mijn collega Max Mustermann. Ik zal mijn werk waarschijnlijk hervatten op DD.MM.YYYY.
Ik wens je het allerbeste.
Veel groeten
Michèle
6Sabbatical
.
Beste collega’s,
Ik heb een kleine sabbatical genomen van mijn dagelijkse werkleven. Mijn sabbatical begint op DD.MM.YYYY en eindigt op D.MM.YYYY. Tijdens deze periode kunt u contact opnemen met:
Serie A: Max Mustermann.
Range B: Marie Monster Woman.
Range C: Melanie Musterfrau.
Dank u voor uw begrip.
Veel groeten
Michèle
Beste collega’s,
Ik ben op sabbatical in Amerika. Om ervoor te zorgen dat alles op kantoor goed verloopt, neemt Max Mustermann mijn taken waar.
Het beste en tot ziens.
Michèle
7Company change
Beste collega’s,
Helaas heb ik het bedrijf verlaten. Ik wil jullie bedanken voor de fijne samenwerking.
Voor mijn onderwerpen kunt u contact opnemen met Max Mustermann.
Het beste.
Michèle
P.S.: Blijf op de hoogte via LinkedIn en/of Xing.
Externe sjablonen
1General
Beste dames en heren,
Dank u voor uw bericht. Dit is een automatisch antwoord omdat ik niet thuis ben. Uw e-mail wordt niet in behandeling genomen. Na mijn terugkeer neem ik contact met u op. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met mijn collega:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
Beste dames en heren,
Dank u voor uw bericht. Ik zal niet op kantoor zijn van DD. tot DD.MM.YYYY en zal gedurende deze periode geen toegang hebben tot mijn e-mails. Uw verzoeken zullen niet worden doorgestuurd.
In dringende gevallen kunt u contact opnemen met mijn vervanger Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Vanaf DD.MM.YYYY zal ik uw e-mail zo spoedig mogelijk beantwoorden.
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
Beste dames en heren,
Dank u voor uw bericht. Op DD.MM.YYYY ben ik niet beschikbaar op kantoor en heb ik beperkte toegang tot mijn mailbox. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met de volgende collega’s:
Bereik A: Max Mustermann, M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789.
Bereik B: Marie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Bereik C: Melanie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
2Zakenreis
Beste dames en heren,
Bedankt voor het contact. Wegens een zakenreis zal ik niet op kantoor zijn tot en met DD.MM.YYYY. Gedurende deze tijd heb ik slechts beperkte toegang tot mijn mailbox. Zodra ik terug ben van mijn reis, zal ik onmiddellijk contact met u opnemen.
Voor belangrijke vragen kunt u contact opnemen met Mr. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
3Holidays
Beste dames en heren,
Dank u voor uw bericht. Ik ben op vakantie van DD.MM. tot DD.MM.YYYY. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met Mr Max Mustermann of Mrs Marie Musterfrau.
Contact:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Marie Musterfrau
M.Musterfrau@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Uw verzoeken worden niet doorgestuurd. Ik neem zo snel mogelijk na mijn terugkeer contact met u op.
Ik wens je een goede tijd.
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
Beste dames en heren,
Dank u voor uw bericht. Ik ben op vakantie tot en met DD.MM.YYYY. U kunt er zeker van zijn dat ik contact met u opneem zodra ik terug ben.
In dringende gevallen kunt u contact opnemen met mijn collega Mr Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Ik wens je een goede tijd.
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
4Disease
Beste dames en heren,
Dank u voor uw bericht. Aangezien ik op korte termijn ziek ben, zal ik waarschijnlijk pas weer op kantoor beschikbaar zijn vanaf DD.MM.YYYY. Uw berichten worden in deze periode niet doorgestuurd. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Bedankt voor uw begrip.
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
Beste dames en heren,
Dank u voor uw bericht. Wegens langdurige ziekte ben ik momenteel niet in het gebouw aanwezig. Mijn e-mails worden automatisch doorgestuurd naar mijn plaatsvervanger Mr. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Mr. Mustermann zal u graag helpen bij eventuele problemen.
Dank u voor uw begrip.
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
5Ouderschapsverlof
Beste dames en heren,
Dank u voor uw e-mail. Ik ben momenteel met ouderschapsverlof. Mijn vervanger is Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) en zal u met raad en daad terzijde staan.
Ik wens je een succesvolle tijd.
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
Beste dames en heren,
Bedankt voor uw bericht. Vanaf DD.MM.YYYY ga ik met ouderschapsverlof. Gedurende deze periode word ik vervangen door mijn collega Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Uw bericht wordt niet doorgestuurd.
Naar verwachting zal ik mijn activiteiten hervatten op DD.MM.YYYY en contact met u opnemen.
Bedankt voor uw begrip en de prettige samenwerking tot nu toe. Tot ziens!
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
6Sabbatical
Beste dames en heren,
Hartelijk dank voor uw bericht. Ik heb een kleine sabbatical genomen van mijn dagelijkse werkleven. Mijn sabbatical begint op DD.MM.YYYY en eindigt op D.MM.YYYY. Gedurende deze periode zal Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) mijn gebieden overnemen. Uw berichten worden gedurende deze periode niet doorgestuurd.
Dank u voor uw begrip.
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
7Company change
Beste dames en heren,
Hartelijk dank voor uw bericht. Helaas heb ik het bedrijf verlaten. Bedankt voor de prettige samenwerking en uw vertrouwen.
Voor mijn vakgebieden kunt u met onmiddellijke ingang contact opnemen met Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Blijf in contact:
LinkedIn
Xing
Het beste.
Michèle achternaam
Beste dames en heren,
Hartelijk dank voor uw bericht. Helaas kunt u mij niet meer persoonlijk bereiken, aangezien ik het bedrijf heb verlaten op DD.MM.YYYY.
Hartelijk dank voor de goede samenwerking in de afgelopen jaren. Ik zou het fijn vinden als we contact blijven houden. U kunt mij bereiken via LinkedIn en/of Xing.
Ik wens je het allerbeste.
Voor vragen kunt u contact opnemen met Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Vriendelijke groeten
Michèle achternaam
4 tips voor de perfecte out-of-office notitie
Het allerbelangrijkste voor een goed afwezigheidsbriefje: het is zo geformuleerd dat alle vragen die rijzen direct worden beantwoord. Er mogen geen onbeantwoorde vragen bij de ontvanger blijven liggen. Wij hebben de belangrijkste punten voor u samengevat:
→ Geef een representatie inclusief contactgegevens.
→ Selecteer of de emails worden doorgestuurd.
→ Let vooral op een passende aanhef, groet en schrijfstijl.
.
Beeldbron: Kari Shea via Unsplash
