Kerstfeesten van bedrijven hebben niet altijd de beste reputatie en daarom gaan veel genodigden dan ook niet naar zo’n feest toe. Om ervoor te zorgen dat er veel mensen komen, moet de uitnodiging al voorpret opwekken zodat men zin in het feest krijgt.

“Elk jaar weer” … Wat al zo naar saaie sleur klinkt, zorgt zeker niet voor enorme voorpret voor het “gezellig samenzijn om de afsluiting van het jaar te vieren”. Daarom is het raadzaam om bij de uitnodiging voor het kerstfeest geen geforceerde frasen te gebruiken, vooral wanneer ze op zich al zo weinig uitstraling hebben als het begin van de hierboven geciteerde kerstklassieker.

Want in de periode vóór de kerst heeft men vaak al zoveel afspraken – zowel beroepsmatig als privé. Wie dan toch al onder druk staat, probeert onaangename of niet beslist noodzakelijke dingen te vermijden. Het doel is echter natuurlijk dat er zoveel mogelijk medewerkers, uitgenodigde zakenrelaties of klanten op uw kerstfeest verschijnen. Daaraan kan de uitnodiging een heleboel bijdragen.

Inhoudsopgave

Uitnodiging kerstfeest: het juiste tijdstip

De vraag wat het juiste tijdstip is, kan niet zo eenvoudig worden beantwoord: wanneer men de uitnodiging te kort voor het feest verstuurt, hebben veel genodigden in sommige gevallen vanwege een volle agenda in de adventstijd al een andere verplichting op deze dag. Wanneer de uitnodiging heel vroeg wordt verstuurd, gaat dat met de voorpret niet helemaal lukken. In de vroege herfst bijvoorbeeld is nog niemand in kerststemming, zodat het “oh-ja-daar-wil-ik-heen-effect” waarschijnlijk niet heel enthousiast zal klinken.

Wat moet men dus doen? De oplossing gaat schuil onder het al lang ingeburgerde “Save the date”, dat men niet per se zo hoeft te noemen. Er bestaat ook nog zoiets als een “aankondiging” en “waarschuwing vooraf”, maar het principe is duidelijk: Per e-mail de datum sturen om alvast te noteren en later de officiële uitnodiging met alles erop en eraan.

Save the Date
De aankondiging vooraf kan worden ontworpen, maar ook heel eenvoudig zijn vormgegeven.

Het schema kan er zo uitzien:

  • Voor medewerkers van middelgrote en grote bedrijven is het raadzaam een save-the-date-mail ongeveer tien weken vóór het feest te versturen. Omdat in veel bedrijven toch al een bepaalde dag wordt vastgelegd (voorlaatste vrijdag vóór kerstavond of iets dergelijks), kan dit in de onderwerpregel ook “Niet vergeten!” luiden. Wanneer het percentage wegblijvers hoog is, dient men de lezer hier al door middel van een toespeling nieuwsgierig te maken. De eigenlijke uitnodiging kan dan twee weken van tevoren worden verzonden, eventueel ook slechts één week.

De save-the-date-mail dient ongeveer tien weken vóór het feest te worden verzonden

  • Wanneer er externe gasten worden uitgenodigd, moet de procedure hieraan worden aangepast. Bij leidinggevenden die een overvolle agenda hebben, is een “Save the date” met eveneens circa tien weken aanlooptijd zinvol, de uitnodiging zelf kan drie tot twee weken vóór het feest worden verzonden. Met buitengewoon belangrijke gasten is het raadzaam de datum van tevoren te overleggen.
  • Wanneer het feest beperkt is tot medewerkers of collega’s van een kleine onderneming of een overzichtelijke afdeling, is een “Save the date” meestal overbodig, omdat de datum gezamenlijk wordt vastgelegd. Wanneer dat niet het geval is, hangt het passende tijdstip sterk af van de bedrijfscultuur. Bij een start-up met overwegend jonge mensen is eventueel een aankondiging vooraf, vijf weken vóór het feest voldoende, bij een afdeling met buitendienstmedewerkers moet langer van tevoren worden gepland. Voor de uitnodiging zelf speelt het geplande soort feest een rol. Wanneer een cateraar wordt besteld, moet men het aantal personen dat komt op tijd kunnen doorgeven. Wanneer het team alleen maar bij elkaar komt voor een kroegenrondje, blijft alles tot het eind variabel.

Uitnodiging kerstfeest: dit moet erin!

Het maakt niet uit of het een onhandige postkaart is of een stijlvolle brief: Er zijn een paar dingen die beslist in een uitnodiging voor een kerstfeest horen te staan – al is het alleen al vanwege de planning:

  • Precieze tijdstip: Men kan het best behalve de precieze datum ook de weekdag vermelden, dus bijvoorbeeld: op vrijdag 15 december 20XX. Vlak daarbij dient de tijd te staan, en wel het begin van de bijeenkomst en indien nodig ook de tijd waarop de deuren opengaan.
  • Duur: Elke medewerker of gast wil weten hoelang het feest duurt. Wanneer er om welke reden dan ook een voorgeschreven einde is, dient dit te worden genoemd. Wie alleen het zogenoemde verplichte deel wil bijwonen, dient te kunnen inschatten wanneer men niet meer aanwezig hoeft te zijn. Daarvoor zijn formuleringen als “vanaf 22 uur wordt het pas echt gezellig” of “na het dessert kan er worden gedanst” heel geschikt.
  • Locatie: Zelfs wanneer het gaat om een in de hele stad bekend café, dient het precieze adres te worden genoemd. Gasten van buiten de stand hebben misschien zelfs een plattegrond nodig. Nuttige tips betreffende openbaar vervoer of parkeermogelijkheden in de buurt van de locatie worden door iedereen gewaardeerd.
  • Wie mag er komen?: De meeste kerstfeesten van bedrijven zijn alleen bedoeld voor de medewerkers, maar soms mogen ook partners of andere personen meekomen. Om ervoor te zorgen dat er geen misverstanden ontstaan, dient duidelijk te worden gemaakt wie er precies wordt uitgenodigd. Dat gaat het elegantst met de antwoordfunctie: “Ja, ik kom met xx personen”, laat vermoeden dat er nog iemand mag worden meegebracht, een eenvoudig “Ja, ik kom” geeft aan dat de uitnodiging alleen voor de geadresseerde is bedoeld. Er zijn echter ook andere mogelijkheden zoals “het kerstfeest voor onze medewerkers” of “wij verheugen ons op u en uw partner”.
  • Dresscode: Soms blijkt uit de keuze van de locatie al welke kleding passend is. Wanneer dit niet duidelijk is of er daadwerkelijk een dresscode geldt, moet dat in de uitnodiging staan. Dat kan er kort en kernachtig als een soort PS in staan of in de lopende tekst worden vermeld.
  • Om antwoord vragen: Voor de planning moet u natuurlijk weten hoeveel personen er daadwerkelijk aanwezig zullen zijn. Vermeld tot wanneer de genodigden toe of af kunnen zeggen. Hierbij kan men het beste twee dagen extra bij de werkelijke deadline optellen, om twijfelaars nog te kunnen meerekenen. Een antwoordfunctie of -kaart vergemakkelijkt de afhandeling.
  • Bijzonderheden vermelden: Rijdt er een shuttle naar de evenementenlocatie of kan van tevoren een vegetarisch menu worden besteld? Deze informatie dient eveneens in de uitnodiging te staan.

E-mail of gedrukte uitnodiging?

Een bedrijf met enkele honderden medewerkers zal de uitnodiging waarschijnlijk alleen al vanwege de kosten per e-mail versturen. Wie zijn personeel echter een bijzondere blijk van waardering wil tonen of in kleinere kring viert, dient gedrukte uitnodigingen te gebruiken. Deze kunnen intern aan de medewerkers worden uitgedeeld.

Externe gasten dienen altijd een gedrukte kaart of een brief te ontvangen. De uitnodiging verstuurt men met de post naar het bedrijf van de genodigde of naar zijn of haar huis.

Kerstfeest, een verplicht nummer?

Niemand hoeft tegen zijn wil deel te nemen aan een kerstfeest van het bedrijf, zegt het arbeidsrecht. Om de medewerkers of collega’s die zich graag aan dergelijke festiviteiten onttrekken toch naar het feest te krijgen, kan men gebruikmaken van een slimmigheidje: Ontwerp de uitnodiging zodanig dat deelname normaal is. Wie niet “kan” moet zich uitdrukkelijk afmelden.

Verschillende formuleringen kunnen het beroep op de “morele verplichting” ondersteunen: “met jullie allen vieren”, “de verbondenheid versterken”, “allemaal samen het jaar tot een goed einde brengen” enz.

Uitnodiging kerstfeest: vormgeving

De eerste indruk telt. Wanneer een uitnodiging er origineel of heel mooi uitziet, heeft de geadresseerde veel meer zin om naar het kerstfeest toe te gaan dan wanneer in de saaie zakelijke envelop een ongeïnspireerde brief op het gebruikelijke bedrijfspapier. Dan ontstaat eerder het aan het begin beschreven “elk-jaar-weer”-gevoel. En precies dát kan men met een paar simpele middelen voorkomen.

  • Papier: Men dient in geen geval het gebruikelijke papier met een vetgedrukt logo en bankgegevens te gebruiken. In aanmerking komt eventueel briefpapier in eigen huisstijl, maar mooier is natuurlijk een luxere soort papier, dat bescheiden wordt voorzien van een merknaam.
  • Kaart: Waardevoller dan een brief is de presentatie middels een kaart, vooral een dubbele kaart. Wie van heel exclusief houdt, kan voor zijn uitnodigingen verschillende veredelingen kiezen zoals bijvoorbeeld linnenkarton of gehamerd karton. De kaart dient echter in ieder geval de stijl van het bedrijf en het feest te weerspiegelen.
  • Envelop: Het materiaal van de envelop dient bij de brief of de kaart te passen en heeft idealiter dezelfde kleur.
  • Niet-alledaags: Een ongebruikelijk formaat valt in de stapel post sterk op. Wat bijvoorbeeld te denken van een heel lange postkaart, die tevens dienst doet als toegangskaart voor het feest? Wie zelf creatief wil zijn, kan ook kaarten in de vorm van een cadeauverpakking of een kerstbal ontwerpen.
  • Kleur: Donkerrood en donkergroen zijn de traditionele kerstkleuren en zien er bovendien luxueus uit. Een kaart in een van deze kleuren of een combinatie van beide ziet er altijd chic uit. Wit voor de associatie met sneeuw ziet er vanwege de frisheid ook altijd goed uit en is de ideale partner voor winterse motieven. In aanmerking komt natuurlijk ook de bedrijfskleur, wanneer deze harmonisch kan worden verwerkt.
  • Motief: Dennentakken, een kerstboom, een slee met rendieren, engelen, sneeuwvlokken, hulsttakken of klokken: Er is een hele reeks kerstmotieven die kunnen worden gebruikt. Sommige daarvan zijn sentimenteel, anderen zijn ook tijdloos mooi. Alles kan zolang het bij de gekozen kleur past. Alleen bij enkele “grappige” motieven is voorzichtigheid geboden. Niet iedereen heeft dezelfde humor en sommige gasten kunnen zich zelfs gekrenkt voelen.
  • Handgeschreven: Wanneer er honderden gasten zijn uitgenodigd, kan natuurlijk niet iedere kaart met de hand geschreven zijn. Wanneer het feest in kleinere kring wordt gevierd, is een handgeschreven uitnodiging zeker gebruikelijk, maar niet absoluut noodzakelijk. Belangrijk is echter een echte handtekening.
  • Verzending: Wanneer de uitnodigingen per post worden verstuurd, dienen deze niet door de frankeermachine te worden gejast, maar met een speciale postzegel te worden gefrankeerd. Het adres kan handgeschreven of geprint op een adressticker staan.
  • Cadeau: Een klein cadeautje onderstreept de waarde van elke uitnodiging. Dat kan een praktische zakwarmer voor het koude jaargetijde zijn of, vooral bij een groot aantal uitnodigingen en wanneer deze met de post worden verstuurd: platte kerstboomhangers.

Teksttemplates voor de uitnodiging voor een kerstfeest

Wij hebben teksten voor aankondigingen vooraf en uitnodigingen voor verschillende feesten en doelgroepen bedacht. Daarvan kunt u afzonderlijke gedeeltes naar believen combineren of in eigen teksten invoegen. Maar ook een compleet voorstel overnemen, als dat past tenminste.

Save the Date

1Save the Date 1

Beste medewerkers,

Wie denkt er nu al aan Kerstmis? Bijna niemand, behalve wij. Wij hebben onze gedachten namelijk al eens over ons grote feest laten gaan en dit keer een heel bijzondere locatie gereserveerd. Die verraden we nog niet, maar de datum natuurlijk wel: 18 december 20xx. Reserveer die maar vast in je agenda!

Uw (directie, bedrijf)

2Save the Date 2

Geachte mevrouw XX,

Tijdens de adventstijd is er bij ons allemaal sprake van hectiek in plaats van bezinning. In deze drukte willen wij u een kleine oase van rust bieden: tijdens ons kerstfeest in het resort Lavinia. Om ervoor te zorgen dat deze niet het slachtoffer wordt van alle kerststress, sturen wij u vandaag al de datum: 12 december 20xx. De officiële uitnodiging ontvangt u in de laatste week van november.

Uw (directie, bedrijf)

3Save the Date 3

Beste heer XX,

Het duurt nog even, maar de datum is desondanks nu al bekend: Op 8 december 20XX om 19 uur vindt ons grote kerstfeest plaats. Reserveer deze datum alvast!

Uw (directie, bedrijf)

4Save the Date 4

Beste XX,

Het is toch pas eind september … Ja, dat weten we! Maar omdat we het zo belangrijk vinden dat je samen met ons Kerstmis viert, verklappen we vandaag de datum al. Op 14 december 20xx om 18 uur begint het feest. Wil je deze avond voor ons reserveren? Een uitnodiging met de details krijg je via de post.

Jouw XX

 

Uitnodigingsteksten voor medewerkers en collega’s

1Medewerkers en collega's 1

Beste medewerkers,

Wij willen een feestje vieren! En wel samen met u allen op 12 december in de Boxberg-Arena, waar u na ontvangst met champagne een mediterraan buffet voor fijnproevers staat te wachten. Daarna mag iedereen die wil, zijn kunsten vertonen bij de karaoke of met bullriding. Wie het wat rustiger aan wil doen, kan zich terugtrekken in een van de gezellige lounges en genieten van een drankje aan de cocktailbar. Om 23 uur volgt een grote verrassing in de foyer.

….

Uw (directie, bedrijf)

2Medewerkers en collega's 2

Beste mevrouw XX,

Na de afgelopen turbulente weken hebben wij allemaal wel een enorme adempauze verdiend. Omdat de resultaten van het XX-evenement onze voorstellingen veruit hebben overtroffen, nodigen wij u dit jaar uit voor een fantastisch kerstfeest.
Een shuttle vóór de hoofdingang zal u naar onze locatie brengen, die nu nog geheim is. Maar één ding kunnen we u al wel vast verraden: U zult heerlijk eten en een onvergetelijke avond beleven!

….

Uw (directie, bedrijf)

3Medewerkers en collega's 3

Beste medewerkers,

We zijn er bijna! Het boekjaar loopt ten einde en is dankzij u allen een groot succes geworden. Hartelijk dank!

Laten we dit gezamenlijk vieren! En wel op 13 december vanaf 18 uur in de Grijze Haas in de Fontanestraat 32. Axel Moller en zijn team zullen voor ons een feestelijk kerstmenu op tafel toveren. En daarna is er een grote party in de Bella-bar.

Er is geen dresscode, maar in de Bella zijn al wel dames in een feestelijke jurk en heren in pak gezien …

….

Uw (directie, bedrijf)

4Medewerkers en collega's 4

Beste collega’s,

Harder dan in de periode vóór de kerst rinkelen de kassa’s nooit … Dat weten we allemaal. Desondanks nemen we de tijd voor een feestje om het einde van het jaar te vieren, dat ons de stress van december even zal doen vergeten.

Vier Kerstmis met ons in de Kelster! Na een heerlijk buffet mag iedereen zich bewijzen tijdens het zwarte-piet-zaklopen en het kerstbal-vérschieten. Voor de winnaars is er vanzelfsprekend een prijs.

Hopelijk komen jullie allemaal. Wij rekenen op jullie!

Leo en Ulli van de afdeling Marketing

5Medewerkers en collega's 5

Beste collega’s,

En we vieren toch Kerstmis! Lange tijd zag het ernaar uit dat ons traditionele feest dit jaar helemaal niet door zou gaan. Dankzij uw buitengewone inzet en uw grote onbaatzuchtigheid is Hoffmann Gmbh echter weer op de goede weg.

Als dank daarvoor nodigen wij u op 14 december om 19 uur uit in het Gouden Hert voor een kerstdiner te midden van collega’s. Het kader is vanwege de bekende redenen iets kleiner, maar er staat u desondanks een grote verrassing te wachten.

Schijf uw naam uiterlijk 5 december op de lijst bij het secretariaat!

Uw (directie, bedrijf)

6Staff and colleagues 6

Hallo beste team ter wereld!

Jullie waren ongelooflijk dit jaar! Daarom hebben wij voor jullie en jullie wederhelften een mega-kerstfeest voorbereid: op 22 december vanaf 20 uur in het strandhuis.

Wat moet ik aantrekken?: iets (wij nemen je zoals je bent)
Moet ik iets meenemen?: een voorwerp dat je al lang kwijt wilde (voor het kerstdobbelen)
Hoe lang duurt het feest?: Dat zien we dan wel …
Mag ik ook afzeggen?: Absoluut niet.

Ik verheug me op jullie!

Jullie xx

 

 

Uitnodigingsteksten voor zakenpartners en klanten

1Zakenpartners en klanten 1

Geachte heer XX,

Boogschieten tijdens het kerstfeest – waar kun je dat dan doen? Bij ons! Omdat boogschieten goed is voor de teamgeest en stress prima laat verdwijnen, is het volgens ons precies de juiste activiteit voor een feest in de adventstijd.

Wij zouden het leuk vinden als u ook van de partij bent: op 12 december vanaf 18 uur in het trainingscentrum Hohenstein. Aansluitend is er voor alle ijverige boogschutters een vorstelijke maaltijd in de Hubertuskeller (details hieronder).

Stuur de antwoordkaart a.u.b. uiterlijk 4 december terug.

Uw (directie, bedrijf)

2Zakenpartners en klanten 2

Geachte mevrouw XX,

Wij blikken terug op een succesvol jaar dat wij voor een groot deel ook aan u te danken hebben. Dat willen wij met u en uw partner op stijlvolle wijze vieren: op 12 december 20xx om 19.00 uur met een galadiner in residentiehotel Turania.

Laat ons a.u.b. uiterlijk 5 december weten of wij u ons kerstfeest mogen verwelkomen.

Plaats: Residentiehotel Turania, Schlossallee 10, XXXX
Datum: 12 december 20xx
Aanvang: 19.00 uur (zaal open: 18.00 uur)
Dresscode: black tie

….

Uw (directie, bedrijf)

3Zakenpartners en klanten 3

Beste mevrouw XX,

Oh nee, niet nog een kerstfeest … Jawel, maar eentje die u niet mag missen: Laat u bij kaarslicht betoveren door temperamentvolle flamenco-muziek en heerlijke tapas!

Daarvoor nodigen wij u van harte uit

op 14 december 20xx om 19 uur

in de Tapaciosa, Grünewohlstraße 26 (routebeschrijving bijgevoegd).

….

Uw (directie, bedrijf)

4Zakenpartners en klanten 4

Beste XX,

Dit keer moet je er gewoon bij zijn: Op 12 december vieren wij Kerstmis met een heerlijk etentje in de Mirabeau en aansluitende party in de Scheune 13. Daar zullen wij niet alleen een dansje maken, maar ook een unieke show beleven.

Wanneer?: op 12 december 20xx, vanaf 18 uur (geen eindtijd)
Waar?: Restaurant Mirabeau, Korffstraße 12 in XXx (shuttle vanaf 17.45 uur van het agentschap)
Wie?: Jij en een introducé
Hoe?: Normaal of feestelijk gekleed
Waarom?: Wij hebben redenen genoeg om een feestje te vieren!

Wij verheugen ons op jullie!

Jouw …

5Zakenpartners en klanten 5

Beste mevrouw XX,

Wij nodigen u van harte uit voor ons kerstfeest op 10 december! Geniet met ons van een feestelijk menu en muzikale begeleiding van L’Opéra.

Deze avond gaat het eens niet om cijfers. Liever willen we het geslaagde boekjaar vieren en ons verheugen op de komende feestdagen – tijdens een klein, informeel samenzijn. Wij vinden het echter heel belangrijk dat u van de partij bent!

….

Wij hopen dat u toezegt te zullen komen – uiterlijk op 5 december!

Uw (directie, bedrijf)

 

Credits:

monicore via Pixabay; By Yulia Grigoryeva via Shutterstock