Dank u voor uw bericht, helaas ben ik momenteel niet op kantoor.<\/p><\/blockquote>\n
Deze of soortgelijke automatische e-mails kent iedereen wel. De zogenaamde out-of-office note is vooral praktisch wanneer u niet op kantoor bent. Of dat nu is omdat u op vakantie bent, op zakenreis of gewoon ziek. Met een paar vriendelijke regels informeert u klanten, partners en collega’s over uw afwezigheid. Afwezigheidsbriefjes zijn snel aangemaakt met een paar klikken en vereenvoudigen de communicatie tijdens uw afwezigheid. U kunt specifiek wijzen op verantwoordelijkheden tot uw terugkeer. Vragen van klanten gaan niet verloren en kunnen snel beantwoord worden. Het voordeel voor u: minder openstaande vragen en taken stapelen zich op in uw inbox en uw stressniveau wordt niet belast onmiddellijk na uw terugkeer.<\/p>\n
Inhoud:<\/strong><\/p>\n <\/a><\/p>\n Een afwezigheidsbriefje in de stijl 08\/15 “Ik ben er niet” heeft geen groot nut – noch voor u, noch voor uw klanten. Een goede afwezigheidsbrief<\/strong> daarentegen geeftalle belangrijke informatie<\/strong> die klanten, zakenpartners en collega’s nodig hebben. Dit omvat onder meer de periode van afwezigheid<\/strong>, uw vervanger<\/strong> en, indien van toepassing, de reden<\/strong>. Met deze informatie voorkomt u misverstanden<\/strong> en geeft u het automatische antwoord een extra persoonlijk tintje<\/strong>.<\/p>\n Of u in het automatische antwoord een reden wilt geven voor uw afwezigheid is natuurlijk aan u. Maar soms is het zelfs zinvol dat de ontvangers de reden weten. Zo kunnen ze zelf beslissen of ze op je terugkeer met hun verzoek kunnen wachten.<\/p>\n Een specifiek afwezigheidsbriefje is praktisch wanneer u op vakantie of op zakenreis bent. U weet dan precies gedurende welke periode u niet op kantoor bent en slechts met moeite of helemaal niet bereikbaar bent. Ook bij langdurige ziekte, ouderschapsverlof, sabbatical of een verandering van bedrijf maakt een persoonlijk afwezigheidsbriefje het verschil, hoe<\/em> uw afwezigheid wordt ervaren. Omdat u langere tijd niet beschikbaar bent, worden uw mails niet in behandeling genomen. Dankzij de informatie uit het automatische antwoord weten klanten en collega’s nu dat ze hun vragen naar een andere contactpersoon kunnen doorverwijzen.<\/p>\n Overigens: ook als u op korte termijn ziek wordt, helpt een afwezigheidsmelding om uw afwezigheid kenbaar te maken.<\/p>\n <\/a><\/p>\n Noot:<\/strong> Wij werken met Office\/Microsoft 365 (versie 2005, build 12827.20268 click-and-lose).<\/p>\n<\/div>\n <\/a><\/p>\n Het automatische antwoord helpt om belangrijke organisatorische zaken te communiceren. U moet bijzondere aandacht besteden aan de volgende punten:<\/p>\n U kunt een out-of-office bericht instellen voor een onbepaalde tijd of een exacte datum inclusief tijd opgeven. Op die manier bepaalt u de periode waarin het out-of-office bericht moet worden verstuurd. Denk dus op voorhand na over het tijdsvenster van uw afwezigheid en communiceer dit (indien mogelijk) in uw automatisch antwoord.<\/p>\n Outlook biedt de mogelijkheid om twee verschillende teksten als automatisch antwoord te versturen. Zo kunt u een onderscheid maken tussen interne (binnen mijn organisatie<\/span>) en externe ontvangers (buiten mijn organisatie<\/span>).<\/p>\n Als u binnen het bedrijf bij de voornaam genoemd wordt, kunt u dit ook gebruiken voor uw interne out-of-office bericht. Let daarom goed op de juiste formulering en ondertekening voor de respectievelijke ontvangers van uw bericht.<\/p>\n Internationaal opererende bedrijven moeten afwezigheidsbriefjes in twee talen schrijven. Dit kan natuurlijk ook afhangen van de afdeling waar u werkt. Vooral als u in de klantenservice of de verkoop werkt, kunt u in contact komen met mensen die vreemde talen spreken. Hier zijn tweetalige versies zeer nuttig.<\/p>\n Ook de kwestie van “Toegang tot de e-mailbox”<\/strong>. Als u zelf afspraken hebt gemaakt, kunnen deze tijdens uw afwezigheid niet door anderen worden verplaatst – tenzij u een plaatsvervanger voor de mailbox instelt (waarover dadelijk meer), wat natuurlijk vooraf moet gebeuren.<\/p>\n Als u zelf e-mails wilt beantwoorden ondanks uw afwezigheid, hebt u onderweg natuurlijk internettoegang nodig. Maar wat banaal klinkt, kan al snel een obstakel worden: Uitgeschakelde roamingfuncties, schrale draadloze netwerken of obsceen dure buitenlandse datatarieven hebben al menig manager verrast – ook al zijn er, althans in de hele EU, geen grote kostenvallen meer om je zorgen over te maken.<\/p>\n De volgende stap is duidelijk maken of er een vervanger is voor de tijd van uw afwezigheid. Als die er is, moet hij of zij worden genoemd in de afwezigheidsnota, inclusief contactgegevens. Vooral als u langere tijd geen toegang heeft tot uw mails, is het zinvol een vervanger te regelen. Voor collega’s zijn de naam<\/strong> en het emailadres<\/strong> meestal voldoende. Voor uw klanten beschikt u best ook over een telefoonnummer<\/strong> zodat zorgen zo snel mogelijk kunnen worden opgehelderd.<\/p>\n Heeft u geen vertegenwoordiging<\/strong>? Geef deze informatie dan ook door aan uw klanten en zakenpartners – en vermeld vooral een tijdstip waarop u weer op kantoor bent. Om toch een meerwaarde te bieden aan de ontvangers van uw out-of-office briefje, vermeldt u best de algemene contactgegevens van de hoofdzetel<\/strong> of uw overkoepelende afdeling<\/strong>. Misschien kunnen vragen zo zonder uw hulp worden beantwoord.<\/p>\n Worden uw mails automatisch doorgestuurd naar een collega? Dan moet u dit ook communiceren. Zo weet de ontvanger dat hij zijn mail niet opnieuw naar de collega hoeft te sturen. Als er niet wordt doorgestuurd, is het een goed idee om dit ook in de out-of-office notitie te schrijven en ook hier specifiek de contactgegevens van uw vervanger te noteren. Zo weet de persoon aan de andere kant dat hij of zij altijd iemand anders kan contacteren met zijn of haar zorgen.<\/p>\n Als u wilt dat de afzender een notificatie van doorsturen<\/strong> van de verzonden e-mail ontvangt naast<\/strong> het normale bericht buiten kantoor, moet u het veld Reply with<\/span> activeren. Klik op Sjablonen<\/span> om een leeg berichtvenster te openen. Voer een passende berichttekst<\/strong> in en voeg een onderwerp<\/strong> toe. Laat het veld To<\/span> leeg.<\/p>\n Natuurlijk kunt u ook berichten van zeer specifieke afzenders doorsturen – bijvoorbeeld als u weet dat bepaalde klanten belangrijke documenten zullen sturen tijdens uw afwezigheid. Hiervoor voegt u de corresponderende e-mailadressen<\/strong> toe aan het veld Van<\/span> bovenaan.<\/p>\n Met een afwezigheidsregel<\/strong> kunt u ook aangeven dat alleen berichten over een bepaald onderwerp worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke persoon. Zo ontvangt uw vervanger alleen echt belangrijke berichten en wordt hij niet overspoeld met “onbelangrijke” e-mails (bijvoorbeeld nieuwsbrieven waarop u bent geabonneerd). Voer hiervoor een corresponderende term<\/strong> in in het veld “Onderwerp”<\/span> of “Berichttekst”<\/span>.<\/p>\n<\/div>\n <\/a><\/p>\n We hebben onze formuleringsvoorbeelden geschreven voor zes verschillende gelegenheden en hebben ook geprobeerd algemene afwezigheidsbriefjes op te nemen. Kies gewoon een geschikt sjabloon en pas het aan uw persoonlijke behoeften aan!<\/p>\n Onze tip:<\/strong> Stem het automatische antwoord af op de ontvangersgroep en stuur intern een ander afwezigheidsbericht dan extern. Met onze praktische tekstmodules bieden wij u de mogelijkheid om uw afwezigheid snel en eenvoudig te communiceren – zonder misverstanden.<\/p>\n Beste collega’s,<\/p>\n Dank u voor uw bericht. Dit is een automatisch antwoord omdat ik momenteel niet thuis ben. Uw e-mail wordt niet in behandeling genomen. Ik neem contact met u op als ik terug ben.<\/p>\n Als je vragen hebt, neem dan contact op met Max Mustermann.<\/p>\n Veel groeten Beste collega’s,<\/p>\n Ik zal niet op kantoor zijn van DD. tot DD.MM.YYYY<\/span> en zal gedurende deze periode geen toegang hebben tot mijn e-mails. Vanaf DD.MM.YYYY<\/span> zal ik weer persoonlijk beschikbaar zijn en uw verzoeken in behandeling nemen.<\/p>\n Veel groeten Beste collega’s,<\/p>\n Ik zal niet thuis zijn tot en met DD.MM.YYYY<\/span>. Gedurende deze tijd worden mijn e-mails niet doorgestuurd of beantwoord. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met mijn vervanger Max Mustermann<\/span>.<\/p>\n Veel groeten Beste collega’s,<\/p>\n Ik zal niet op kantoor zijn op DD.MM.YYYY<\/span>. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met de volgende collega’s:<\/p>\n Serie A<\/span>: Max Mustermann<\/span>. Veel groeten \n<\/div>\n .<\/p>\n Beste collega’s,<\/p>\n Ik zal op zakenreis zijn van DD. tot DD.MM.YYYY<\/span> en heb slechts beperkte toegang tot mijn e-mails. In dringende gevallen kunt u mij telefonisch bereiken op +49 1234 56789<\/span>. Vanwege het tijdsverschil ben ik alleen telefonisch bereikbaar tussen XX:XX – XX:XX h<\/span>.<\/p>\n Veel groeten \n<\/div>\n Beste collega’s,<\/p>\n Van DD. tot DD.MM.YYYY<\/span> zal ik op vakantie zijn. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met mijn collega’s Max Mustermann<\/span> of Marie Musterfrau<\/span>. Vanaf DD.MM.YYY<\/span> ben ik weer persoonlijk beschikbaar en zal ik u feedback geven.<\/p>\n Veel plezier.<\/p>\n Veel groeten \n<\/div>\n .<\/p>\n Beste collega’s,<\/p>\n Ik ben op korte termijn ziek en zal waarschijnlijk weer beschikbaar zijn op kantoor vanaf DD.MM.YYYY<\/span>. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met Max Mustermann<\/span>.<\/p>\n Veel groeten Beste collega’s,<\/p>\n Door een langdurige ziekte ben ik momenteel niet in het gebouw. Gedurende deze tijd worden mijn e-mails doorgestuurd naar mijn plaatsvervanger Max Mustermann<\/span> en verwerkt.<\/p>\n Dank u voor uw begrip.<\/p>\n Veel groeten \n<\/div>\n Beste collega’s,<\/p>\n Vanaf DD.MM.YYY<\/span> zal ik zowel fulltime als parttime werken als mama\/papa<\/span>. Aangezien ik verslaafd zal zijn aan het verschonen van luiers, zal Max Mustermann<\/span> aan uw zijde staan voor vragen over mijn vakgebied.<\/p>\n Ik wens jou (en mij) een stressvrije tijd toe.<\/p>\n Veel groeten Beste collega’s,<\/p>\n Ik krijg een baby en zal met ouderschapsverlof gaan vanaf DD.MM.YYYY<\/span>. Gedurende deze periode word ik vervangen door mijn collega Max Mustermann<\/span>. Ik zal mijn werk waarschijnlijk hervatten op DD.MM.YYYY<\/span>.<\/p>\n Ik wens je het allerbeste.<\/p>\n Veel groeten \n<\/div>\n .<\/p>\n Beste collega’s,<\/p>\n Ik heb een kleine sabbatical genomen van mijn dagelijkse werkleven. Mijn sabbatical begint op DD.MM.YYYY<\/span> en eindigt op D.MM.YYYY<\/span>. Tijdens deze periode kunt u contact opnemen met:<\/p>\n Serie A<\/span>: Max Mustermann<\/span>. Dank u voor uw begrip.<\/p>\n Veel groeten Beste collega’s,<\/p>\n Ik ben op sabbatical in Amerika<\/span>. Om ervoor te zorgen dat alles op kantoor goed verloopt, neemt Max Mustermann<\/span> mijn taken waar.<\/p>\n Het beste en tot ziens. \n<\/div>\n Beste collega’s,<\/p>\n Helaas heb ik het bedrijf verlaten. Ik wil jullie bedanken voor de fijne samenwerking.<\/p>\n Voor mijn onderwerpen kunt u contact opnemen met Max Mustermann<\/span>.<\/p>\n Het beste. P.S.: Blijf op de hoogte via LinkedIn<\/span> en\/of<\/span> Xing<\/span>.<\/p>\n \n<\/div>\n<\/div><\/div><\/div>\n Beste dames en heren,<\/p>\n Dank u voor uw bericht. Dit is een automatisch antwoord omdat ik niet thuis ben. Uw e-mail wordt niet in behandeling genomen. Na mijn terugkeer neem ik contact met u op. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met mijn collega:<\/p>\n Max Mustermann<\/strong><\/span> Vriendelijke groeten Beste dames en heren,<\/p>\n Dank u voor uw bericht. Ik zal niet op kantoor zijn van DD. tot DD.MM.YYYY<\/span> en zal gedurende deze periode geen toegang hebben tot mijn e-mails. Uw verzoeken zullen niet worden doorgestuurd.<\/p>\n In dringende gevallen kunt u contact opnemen met mijn vervanger Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789)<\/span>. Vanaf DD.MM.YYYY<\/span> zal ik uw e-mail zo spoedig mogelijk beantwoorden.<\/p>\n Vriendelijke groeten Beste dames en heren,<\/p>\n Dank u voor uw bericht. Op DD.MM.YYYY<\/span> ben ik niet beschikbaar op kantoor en heb ik beperkte toegang tot mijn mailbox. In dringende gevallen kunt u contact opnemen met de volgende collega’s:<\/p>\n Bereik A<\/span>: Max Mustermann, M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789<\/span>.\n
Wat maakt een goede out-of-office notitie?<\/h2>\n
![\"Outlook-venster](\"https:\/\/www.onlineprinters.nl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-6.jpg\")
<\/p>\nMogelijke gelegenheden<\/h3>\n
Afwezigheidsbriefje maken in Outlook<\/h2>\n
![\"Screenshot](\"https:\/\/www.onlineprinters.nl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-2b.jpg\")
\nOm een out-of-office notitie aan te maken in Outlook, moet u naar de accountgegevens gaan. U kunt dit doen door te klikken op Bestand<\/span>. Klik vervolgens op het veld Automatisch antwoord (Out of office)<\/span>. In het volgende dialoogvenster kunt u de exacte tekst voor uw out-of-office bericht defini\u00ebren – nuttige tekstvoorbeelden vindt u hier<\/a>.<\/p>\nWenken voor een geslaagde afwezigheidsnota<\/h2>\n
Hoe lang duurt de afwezigheid?<\/h4>\n
![\"Periode-instelling](\"https:\/\/www.onlineprinters.nl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-2.jpg\")
<\/p>\nIntern en extern anders communiceren?<\/h4>\n
![\"Tab](\"https:\/\/www.onlineprinters.nl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-3.jpg\")
<\/p>\nInternationalisatie<\/h4>\n
Wat gebeurt er met inkomende e-mails?<\/h4>\n
Wie zorgt voor de opdracht?<\/h4>\n
Worden de verzoeken doorgestuurd?<\/h4>\n
E-mails automatisch doorsturen in Outlook<\/strong><\/h5>\n
![\"Verzuimnota:](\"https:\/\/www.onlineprinters.nl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-4.jpg\")
\nU kunt e-mail doorsturen instellen door te klikken op het veld “Regels…”<\/span> linksonder in het Out of Office-venster en vervolgens op “Regel toevoegen…”<\/span>. Maak nu individuele behandelingen voor inkomende mails.<\/p>\nAlle berichten doorsturen<\/em><\/strong><\/h5>\n
![\"Verzuimnota:](\"https:\/\/www.onlineprinters.nl\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/04\/Step-5.jpg\")
<\/strong>
\nWilt u dat alle berichten worden doorgestuurd? Activeer dan het veld Direct naar mij doorgestuurd<\/span>. Als u ook wilt dat alle berichten worden doorgestuurd die u als kopie (Cc) ontvangt, moet u ook het veld Kopie (Cc naar mij)<\/span> aanvinken. Selecteer vervolgens het item Doorsturen<\/span> en voer het emailadres van uw vervanger<\/strong> in.<\/p>\nDoorsturen van berichten van specifieke afzenders<\/em><\/strong><\/h5>\n
Alleen berichten doorsturen over specifieke onderwerpen<\/em><\/strong><\/h5>\n
Passende afwezigheidsbrief: gratis sjablonen<\/h2>\n
Interne sjablonen<\/strong><\/h3>\n
1<\/span>General<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nRange B<\/span>: Marie Monster Woman<\/span>.
\nRange C<\/span>: Melanie Musterfrau<\/span>.<\/p>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n2<\/span>Zakenreis<\/span><\/h2><\/div>
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n3<\/span>Holidays<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n4<\/span>Disease<\/span><\/h2><\/div>
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n5<\/span>Ouderschapsverlof<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n6<\/span>Sabbatical<\/span><\/h2><\/div>
\nRange B<\/span>: Marie Monster Woman<\/span>.
\nRange C<\/span>: Melanie Musterfrau<\/span>.<\/p>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\n7<\/span>Company change<\/span><\/h2><\/div>\n
\nMich\u00e8le<\/span><\/p>\nExterne sjablonen<\/strong><\/h3>\n
1<\/span>General<\/span><\/h2><\/div>\n
\nM.Mustermann@onlineprinters.com<\/span>
\n+49 1234 56789<\/span><\/p>\n
\nMich\u00e8le achternaam
\n<\/span><\/p>\n
\n
\nMich\u00e8le achternaam
\n<\/span><\/p>\n
\n
\nBereik B<\/span>: